採用応募における個人情報の取扱いについて
制定日 2007年11月19日
改定日 2022年4月1日
(１) 組織の名称又は氏名
エグザ株式会社
(２)個人情報保護管理者（若しくはその代理人）の氏名又は職名、所属及び連絡先
個人情報保護管理者：阿久津 兼太郎
電子メール：privacy ★ exa-group.co.jp
※迷惑メール防止措置の為、お手数ですが★を＠に変えてご使用ください。
電話番号：045-565-5071
(３)個人情報の利用目的
採用に係わる業務に利用するため（採用に関する情報提供、採用可否判断、採用業務に関する連絡など）
(４)個人情報の第三者提供について
取得した個人情報は法令等による場合を除いて第三者に提供することはありません。
(５)個人情報の取扱いの委託について
取得した個人情報の取扱いの全部又は、一部を業務遂行の範囲において委託することがあります。
(６)個人情報を与えなかった場合に生じる結果
個人情報を与えることは任意です。個人情報に関する情報の一部をご提供いただけない場合は、採用選考に支障をきたす可能性があります。
(７) 保有個人データの開示等および問い合わせ窓口について
ご本人からの求めにより、当社が保有する保有個人データに関する開示、利用目的の通知、内容の訂正・追加または削除、利用停止、消去、第三者提供の停止および第三者提供記録の開示(以下、開示等という)に応じます。
開示等に応ずる窓口は、下記「当社の個人情報の取扱いに関する苦情、相談等の問合せ先」を参照してください。
(８)本人が容易に認識できない方法による個人情報の取得
クッキーやウェブビーコン等を用いるなどして、本人が容易に認識できない方法による個人情報の取得を行っておりません。
(９)個人情報の安全管理措置について
取得した個人情報については、漏洩、減失またはき損の防止と是正、その他個人情報の安全管理のために必要かつ適切な措置を講じます。
お問合せへの回答後、取得した個人情報は当社内において削除致します。
（10）個人情報保護方針
当社ホームページの個人情報保護方針をご覧下さい。
（11）当社の個人情報の取扱いに関する苦情、相談等の問合せ先
窓口責任者：阿久津 兼太郎
住所 ：〒220-0011 横浜市西区高島2-6-32
横浜東口ウィスポートビル15階
電話/FAX：045-565-5071
メールアドレス： privacy ★ exa-group.co.jp
※迷惑メール防止措置の為、お手数ですが★を＠に変えてご使用ください。
個人情報に関する公表事項について
【個人情報の利用目的の公表】
エグザ株式会社（以下、「当社」という。）は、個人情報を次の利用目的の範囲内で利用することを、個人情報の保護に関する法律（個人情報保護法）第21条第１項及びJISQ15001:2017附属書A.3.4.2.4に基づき公表いたします。
個人情報の利用目的
当社は取得する個人情報を以下に示す目的で利用いたします。
取引先情報
取引先情報は、コールセンター業務における訪問日のアポイント設定、サービス申込受付、新サービスの紹介などに利用します。
当社が受託するDM発送業務においてのするために利用します。
お問い合わせ、資料請求をいただいた方の個人情報
当社の各事業に関するお問い合わせの方の個人情報は、お問い合わせにお答えするために利用します。
ご要望いただいた資料の送付などに利用します。
採用応募者の個人情報
採用選考及びそれに伴う連絡などに利用します。
当社の従業者情報
人事労務管理、業務管理、福利厚生、健康管理、セキュリティ管理などに利用します。
派遣労働者の個人情報
派遣スタッフとしての登録や派遣先企業への紹介、就労状況管理のため利用します。
退職者の個人情報
労働関連法令への対応。税務処理などに利用します。
ご提供いただいた個人番号情報
法律で特定された「社会保険手続き」、「税務処理」などに利用します。
委託元から提供される個人情報
ダイレクトメールの発送のためにお預かりする発送者リストは、受託業務に伴う発送管理及び業務委託のために利用します。
コールセンター業務のためにお預かりする発信者リストは、受託業務に伴うアポイントの取得やサービスのご案内のために利用します。
お客様の個人情報
セミナーやイベントで提供いただいた個人情報は委託元への報告や資料送付に利用します。
以上
【保有個人データ及び第三者提供記録に関する事項の周知について】
エグザ株式会社（以下、「当社」という。）では、保有個人データの開示等（利用目的の通知、開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止）の請求及び第三者提供記録の開示に関する請求について、以下の事項を周知致します。
当社の名称及び住所、代表者の氏名
名称：エグザ株式会社
住所：〒220-0011 横浜市西区高島2-6-32 横浜東口ウィスポートビル15階
代表者：代表取締役 小野 彰
個人情報保護管理者
役職名：TSDiv. ディビジョンマネジャー 阿久津 兼太郎
連絡先：privacy ★ exa-group.co.jp
※迷惑メール防止措置の為、お手数ですが★を＠に変えてご使用ください。
保有個人データの利用目的
取引先情報
取引先情報は、コールセンター業務における訪問日のアポイント設定、サービス申込受付、新サービスの紹介などに利用します。
当社が受託するDM発送業務においてのするために利用します。
お問い合わせ、資料請求をいただいた方の個人情報
当社の各事業に関するお問い合わせの方の個人情報は、お問い合わせにお答えするために利用します。
ご要望いただいた資料の送付などに利用します。
当社に直接ご応募いただいた採用応募者の個人情報
採用選考及びそれに伴う連絡などに利用します。
当社の従業者情報
人事労務管理、業務管理、福利厚生、健康管理、セキュリティ管理などに利用します。
派遣労働者の個人情報
派遣スタッフとしての登録や派遣先企業への紹介、就労状況管理のため利用します。
退職者の個人情報
労働関連法令への対応、税務処理などに利用します。
ご提供いただいた個人番号情報
法律で特定された「社会保険手続き」「税務処理」などに利用します。
保有個人データ取扱いに関する苦情の申し出先
保有個人データに関するお問合せにつきましては、下記窓口で受付けております。
〒220-0011 神奈川県横浜市西区高島2-6-32 横浜東口ウィスポートビル15階
エグザ株式会社 個人情報に関するお問い合わせ窓口
メールアドレス：privacy ★ exa-group.co.jp
※迷惑メール防止措置の為、お手数ですが★を＠に変えてご使用ください。
当社の加入する認定個人情報保護団体について
当社の加入する認定個人情報保護団体はありません。
開示等の手続きについて
開示等のご請求がございます場合には、上記個人情報に関するお問い合わせ窓口までご連絡をお願いします。
請求に必要な手順の説明と必要な申請書類などをお送りします。
保有個人データの安全管理のために講じた措置
当社では、個人情報、特定個人情報の取扱いに関する規程、及び安全対策に関する規程を定め以下の措置を講じております。
組織的安全管理措置
個人情報の取扱いに関して方針を定め、個人情報保護方針として、社内に周知徹底するとともに、一般の方も入手できるようにウェブページで公開しています。
取得、利用、保存、提供、削除・廃棄等の段階ごとに、取扱方法、責任者・担当者及びその任務等について個人情報の取扱い手順を定め、規程文書としてまとめ、社内に周知しております。
個人情報の取扱状況について、定期的に自己点検を実施するとともに、他部署や外部の者による公平な立場からの内部監査を定期的に実施しています。
各個人情報を取扱う従業者を制限しています。
人的安全管理措置
個人情報の取扱いに関する留意事項について、従業者に定期的な研修を実施しております。
従業者から、秘密保持に関する誓約を得ています。
物理的安全管理措置、技術的安全措置
取扱い担当者以外の従業者や他の権限を有しない者による個人情報の間覧を防止するため、取り扱う区域を限定しています。
個人情報を取扱う区域において、従業者の入退出管理及び持ち込む機器等の制限を行っております。
個人情報は、施錠できるキャビネットやアクセス制限を行っているサーバに保管しています。
サーバなどへの外部からの不正アクセスを防ぐために、ファイアウォールなどを導入しています。
また、コンピューターウイルスなどの不正ソフトウェアへの対策を行っています。
個人情報の移送時は、以下の対策をとっております。
媒体の移送時には、配送記録が残る方法を利用するか、直接手渡しするようにしています。
電子データの通信には、暗号化するなどの漏洩対策を行っています。
【開示等に関する手続き】
保有個人データについては、利用目的の通知、開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去および第三者への提供の停止（開示等）のご請求及び第三者提供記録の開示に関するご請求について、以下の事項を周知致します。
当社では、次の手順で個人情報の開示等の求めに対応いたします。
開示等の求めの受付
(1) 下記の宛先までご連絡ください。
当社より「所定の用紙」を郵送いたしますので、到着後、当社の「個人情報の取扱いについて」に同意後、以下の宛先まで、必要となる資料を添付し、郵送又はご持参ください。
〒220-0011 神奈川県横浜市西区高島2-6-32 横浜東口ウィスポートビル15階
エグザ株式会社 個人情報に関するお問い合わせ窓口
メールアドレス：privacy ★ exa-group.co.jp
※迷惑メール防止措置の為、お手数ですが★を＠に変えてご使用ください。
(2) 開示等の請求をする者が、本人又は代理人であることの確認の方法
ア）開示等の請求者する者が本人であることの確認は、以下に定める本人を確認する書類により、苦情相談窓口責任者が確認させていただきます。
イ）開示等の請求者する者が代理人であることの確認は、開示等の請求をする本人を確認する書類に加え、任意代理人、法定代理人（未成年後見人、成年後見人、親権者）別に、以下に定める開示対象者と代理人関係を証明する書類及び代理人本人を確認する書類により、苦情相談窓口責任者が確認させていただきます。
ウ）本人及び代理人本人を確認する書類は、以下に例示の写真付きの公的機関発行の証明書の写しが必要です。
a）運転免許証
b）マイナンバーカード（表面）
c）その他本人確認ができる写真入りの公的証明書
エ）開示対象者と代理人関係を証明する書類は、以下の通りです。
a）任意代理人の場合：「開示等の結果を受領する権限を委任する」旨を記載した委任状
b）未成年後見人の場合：戸籍謄本または登記事項証明書（何れも発行日から６ケ月以内）
c）成年後見人の場合：登記事項証明書（発行日から６ケ月以内）
d）親権者の場合：戸籍謄本又は住民票（何れも発行日から６ケ月以内）
「開示等の請求」の手数料及びその徴収方法
利用目的の通知又は開示の請求の場合にのみ、１回の請求につき、以下の金額（別途請求する郵送料を含む）を申し受けます。
下記金額分の郵便切手を請求書類の郵送時に同封してください。
手数料金額：1,000円
検討結果連絡
当社内で検討した結果は、以下の方法により遅滞なくご連絡します。
書面の郵送又は手渡し
書面の送付先は、以下のいずれかの適切な方法を選択し行います。
- 登録されている本人又は法定代理人の住所に回答文面を郵送
- 登録されている本人又は法定代理人のＥメールアドレスに回答文面をメール
以上